Młodszy/a specjalista/tka ds. administracji biura

Miejsce pracy: Warszawa

Główne zadania:

• Organizacja i obsługa spotkań wewnętrznych oraz zewnętrznych w Spółce w tym zebrań i konferencji;
• Organizacja delegacji służbowych, m.in. zakup biletów lotniczych, rezerwacja hoteli i wynajem samochodów;
• Rozliczanie delegacji służbowych w tym przygotowanie dokumentów niezbędnych do ich rozliczenia oraz wyliczanie diet;
• Planowanie, organizacja i koordynacja wyjazdów oraz spotkań integracyjnych;
• Obsługa korespondencji przychodzącej i wychodzącej w tym jej segregowanie, przekazywanie do adresatów wewnątrz firmy, nadzór nad obiegiem oraz wysyłka;
• Odbieranie telefonów, przyjmowanie oraz łączenie rozmów;
• Prowadzenie rejestrów i e-rejestrów dla pism i dokumentów;
• Obsługa firmowej poczty elektronicznej (office@piap-space.com) oraz przyjmowanie interesantów;
• Monitorowanie oraz utrzymywanie infrastruktury biura w stanie użyteczności, a także prowadzenie odpowiednich rejestrów.
• Przygotowywanie pism, raportów i protokołów na potrzeby Przełożonego, Zarządu i Dyrekcji;
• Prowadzenie Biblioteki Spółki;
• Porządkowanie, archiwizacja oraz uzupełnianie formalnej dokumentacji projektów.

Wymagania:

• Wykształcenie wyższe, preferowany kierunek: administracja;
• Minimum 2 letnie doświadczenie jako wsparcie administracji lub pokrewne;
• Doświadczenie w rozliczaniu podróży służbowych (warunek konieczny);
• Znajomość języka angielskiego, minimum B2 (w mowie i piśmie);
• Biegła znajomość pakietu MS Office;
• Samodzielność i skrupulatność;
• Dobra organizacja pracy własnej;
• Zaangażowanie oraz kreatywność;
• Umiejętność komunikacji i cierpliwość;

Oferujemy:

• Ciekawą pracę w dynamicznie rozwijającej się firmie z sektora kosmicznego;
• Możliwość udziału w szkoleniach specjalistycznych oraz programach rozwoju kompetencji społecznych;
• Pakiet medyczny;
• Ubezpieczenie na życie;
• Opcję skorzystania z pakietu sportowego.

Osoby zainteresowane prosimy o przesłanie CV uwzględniające poniższą zgodę:

„Wyrażam zgodę na przetwarzanie danych osobowych przez PIAP Space sp. z o.o. w zakresie obecnych i przyszłych procesów rekrutacyjnych zgodnie z ustawą z dnia 10 maja 2018 roku o ochronie danych osobowych (Dz. Ustaw z 2018, poz. 1000) oraz zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO).”

rekrutacje@piap-space.com

Uprzejmie informujemy, że skontaktujemy się tylko z wybranymi kandydatami.

Obowiązek informacyjny:

Uprzejmie informujemy, że administratorem Pana/Pani danych osobowych jest PIAP Space Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie, 02-486, Aleje Jerozolimskie 202.

Podane przez Pana/Panią dane osobowe będą przetwarzane przez Spółkę PIAP Space Sp. z o.o. w celach rekrutacyjnych, na podstawie art. 221 § 1 Kodeksu Pracy lub na podstawie wyrażonej przez Pana/Panią zgody – zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. a oraz art. 9 ust. 2 lit. a Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych).Dane osobowe mogą być ujawnione pracownikom lub współpracownikom administratora danych, jak też podmiotom udzielającym mu wsparcia na zasadzie zleconych usług i zgodnie z zawartymi umowami powierzenia. Informujemy, że decyzje dotyczące procesu rekrutacji nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany. Pana/Pani dane osobowe będą przetwarzane przez czas trwania procesu rekrutacji, po zakończeniu którego zostaną bezpowrotnie usunięte, a w przypadku wyrażenia dodatkowej zgody Pana/Pani dane osobowe będą przetwarzane również na potrzeby przyszłych rekrutacji, do czasu cofnięcia zgody. W przypadku cofnięcia zgody na przetwarzanie danych Pana/Pani dokumenty aplikacyjne zostaną bezpowrotnie usunięte. Ma Pan/Pani prawo żądania dostępu do dotyczących Pana/Pani osoby danych osobowych, prawo ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, a także prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania oraz prawo do przenoszenia danych. Może Pan/Pani cofnąć wyrażoną zgodę w dowolnym momencie. Cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie wyrażonej przez Pana/Pani zgody przed jej cofnięciem. Przysługuje ponadto Panu/Pani prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego. Podanie przez Pana/Pani danych osobowych jest dobrowolne, jednakże odmowa podania danych skutkować będzie pominięciem Pana/Pani kandydatury w procedurze rekrutacyjnej.