Zakres

Obsługa korespondencji przychodzącej i wychodzącej, segregowanie i przekazywanie korespondencji do adresatów na terenie firmy, wysyłka korespondencji, nadzór nad jej obiegiem;

Odbieranie telefonów, przyjmowanie i łączenie rozmów;

Prowadzenie rejestrów i e-rejestrów dla pism i innych dokumentów;

Obsługa firmowej poczty elektronicznej office@piap-space.com; przyjmowanie Interesantów;

Organizacja i obsługa spotkań wewnętrznych i zewnętrznych w Spółce m.in. zebrania oraz konferencje;

Organizacja i koordynacja wyjazdów oraz spotkań integracyjnych;

Organizacja i rozliczenie delegacji służbowych m.in.: zakup biletów lotniczych, rezerwacja hoteli, wynajem samochodu, przygotowanie dokumentów do rozliczeń delegacji;

Utrzymywanie i monitorowanie stanu użyteczności biura i infrastruktury Spółki oraz prowadzenie odpowiednich rejestrów z tym związanych m. in. ewidencjonowanie sprzętu komputerowego i oprogramowania w spółce;

Sporządzanie pism, raportów i protokołów na potrzeby Przełożonego, Zarządu, Dyrekcji;

Znajomość, stosownie do realizowanych zadań, szczegółowych uregulowań obowiązujących w PIAP Space ujętych w procedurach i instrukcjach;

Prowadzenie Biblioteki Spółki;

Porządkowanie, archiwizacja i uzupełnienia formalne w dokumentacji projektów;

Tworzenie i modyfikowanie szablonów dokumentów;

Inne zadania zlecone przez przełożonego w ramach piastowanego stanowiska.