Zapytania ofertowe

Termin składania ofert do dnia 27 września 2023

PIAP Space Sp. z o.o. zwraca się z uprzejmą prośbą o nadesłanie ofert na usługę: przeprowadzenie audytu zewnętrznego projektu pt: „Opracowanie rodziny modułowych chwytaków do zastosowań orbitalnych i planetarnych – ORBITA” realizowanego dla Narodowego Centrum Badań i Rozwoju (NCBR) zgodnie z umową nr POIR.01.01.01-00-0464/20 w konkursie 3/1.1.1/2020 Szybka Ścieżka 3_2020. Projekt realizowany przez PIAP Space Sp. z o.o.
I.
ZAMAWIAJĄCY
PIAP Space Sp. z o.o.
Al. Jerozolimskie 202, 02-486 Warszawa
II. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA
Przedmiotem zapytania ofertowego jest:
audyt zewnętrzny projektu badawczego pt: „Opracowanie rodziny modułowych chwytaków do zastosowań orbitalnych i planetarnych – ORBITA”, realizowanego zgodnie z umową z NCBR nr POIR.01.01.01-00-0464/20
w tym:

sprawdzenie zgodności wydatkowania środków otrzymanych w formie zaliczek od NCBR
wykonania wszystkich niezbędnych czynności audytowych zgodnie z wytycznymi NCBR w zakresie audytów projektów badawczo- rozwojowych
przygotowania raportu z przeprowadzonego audytu
Wartość projektu ORBITA to łącznie 8 565 941,63 zł. Dofinansowanie z NCBR 4 738 501,75 zł. Projekt realizowany jest w latach 2020-2023 r.
Szczegółowy przedmiot zamówienia opisany jest w załączniku nr 1 do zapytania ofertowego.
III. WYMAGANIA STAWIANE WYKONAWCY W ZWIĄZKU Z REALIZACJĄ ZAMÓWIENIA

Posiadanie stosownych uprawnień i umiejętności do przeprowadzenia audytu projektu badawczo – rozwojowego, finansowanego ze środków krajowych w ramach umowy z NCBR.
Potwierdzenie możliwości przeprowadzenia audytu projektu w terminie i miejscu wskazanym w zapytaniu ofertowym: preferowany audyt w siedzibie spółki w Warszawie przy Al. Jerozolimskich 202.
Przeprowadzenie audytu projektu zgodnie z aktualnymi wytycznymi NCBR dla podmiotów przeprowadzających audyt projektu badawczo-rozwojowego.
IV. WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU
Złożenie we wskazanym w niniejszym zapytaniu terminie ważnej oferty wraz ze wszystkimi niezbędnymi załącznikami.
Wyrażenie zgody na podpisanie umowy na piśmie – zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik nr 3 do zapytania ofertowego.
V. TERMIN WYKONANIA ZAMÓWIENIA
Termin wykonania zamówienia: do dnia 31 października 2023 r.
VI. TERMIN ZWIĄZANIA OFERTĄ
Wykonawca, który złożył ofertę pozostaje nią związany przez okres 30 dni od upływu terminu do składania ofert określonego w zapytaniu. Zamawiający może zwrócić się do Wykonawców o przedłużenie terminu związania ofert, jednak o okres nie dłuższy niż 30 dni.
VII. OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERTY
Wykonawca przedłoży tylko jedną ofertę.
Cena oferty przedstawiona przez Oferenta obejmuje wszystkie koszty zrealizowania zamówienia.
Oferta winna być sporządzona zgodnie z wymogami ogłoszenia zgodnie z załącznikiem nr 1.
Oferta powinna być sporządzona w języku polskim.
Wszystkie strony oferty, naniesione poprawki lub korekty błędów i skreślenia muszą być parafowane przez osoby upoważnione do składania w imieniu Wykonawcy.
Wszystkie strony oferty wraz z załącznikami muszą być kolejno ponumerowane.
VIII. KRYTERIA OCENY OFERT
Zamawiający dokona oceny ofert według niżej wymienionego kryterium:
Cena oferty (C) Wartość kryterium (waga) 100%
Podstawą oceny jest cena oferty brutto przedstawiona przez Oferenta, obejmująca wszystkie koszty. Ocenie podlega wysokość ceny za wykonanie zamówienia, zaoferowana przez Oferenta. Ocena ofert, z punktu widzenia tego kryterium, będzie obliczana jako stosunek wartości najniższej ceny do wartości z oferty badanej z uwzględnieniem wagi za to kryterium, wg wzoru:
Cena najniższej oferty
C = ———————————– x 100
Cena badanej oferty
gdzie: C – wartość punktowa dla kryterium: Cena oferty
IX. OPIS SPOSOBU OBLICZANIA CENY
Cena ma obejmować wszystkie podatki i inne należności wymagane przepisami prawa
Cena musi zawierać wszystkie koszty związane z realizacją zamówienia.
Cena nie ulega zmianie w okresie obowiązywania umowy.
Cena podana w ofercie musi być wyrażona w walucie polskiej.
Uwaga: W przypadku zmiany stawki w zakresie podatku VAT Wykonawca zobowiązany jest zastosować odpowiednią stawkę podatku obowiązującą na dzień składania ofert. Prawidłowe ustalenie podatku VAT należy do obowiązków Wykonawcy. Stawka podatku musi być podana zgodnie z przepisami ustawy o podatku od towarów i usług oraz podatku akcyzowym. Zamawiający nie uzna za oczywiste omyłki i nie będzie poprawiał błędnie ustalonego podatku VAT. Oferta zawierająca złą stawkę podatku VAT zostanie odrzucona.
X. MIEJSCE ORAZ TERMIN SKŁADANIA OFERT
Oferta powinna być przesłana za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres: office@piap-space.com (pod adres/adres-email) do dnia 27.09.2023 r., do godziny 13.00
XI. PRZESŁANKI ODRZUCENIA OFERTY
Zamawiający odrzuca ofertę Wykonawcy, jeżeli:
została złożona po terminie składania ofert;
została złożona przez Wykonawcę niespełniającego warunków udziału w postępowaniu;
jej treść jest niezgodna z warunkami zamówienia;
została złożona w warunkach czynu nieuczciwej konkurencji w rozumieniu ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji;
zawiera rażąco niską cenę lub koszt w stosunku do przedmiotu zamówienia;
zawiera błędy w obliczeniu ceny lub kosztu;
wykonawca w wyznaczonym terminie zakwestionował poprawienie omyłki pisarskiej, rachunkowej lub innej omyłki polegającej na niezgodności oferty;
wykonawca nie wyraził pisemnej zgody na przedłużenie terminu związania oferty;
wykonawca nie wyraził pisemnej zgody na wybór jego oferty po upływie terminu związania oferty;
jest nieważna na podstawie odrębnych przepisów.
XII. PRZESŁANKI WYKLUCZENIA WYKONAWCY
Zamawiający z postępowania o udzielenie zamówienia wykluczy:
wykonawcę wymienionego w wykazach określonych w rozporządzeniu 765/2006 i rozporządzeniu 269/2014 albo wpisanego na listę na podstawie decyzji w sprawie wpisu na listę rozstrzygającej o zastosowaniu środka, o którym mowa w art. 1 pkt 3;
wykonawcę, którego beneficjentem rzeczywistym w rozumieniu ustawy z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu prania pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (Dz. U. z 2022 r. poz. 593 i 655) jest osoba wymieniona w wykazach określonych w rozporządzeniu 765/2006 i rozporządzeniu 269/2014 albo wpisana na listę lub będąca takim beneficjentem rzeczywistym od dnia 24 lutego 2022 r o ile została wpisana na listę na podstawie decyzji w sprawie wpisu na listę rozstrzygającej o zastosowaniu środka, o którym mowa w art. 1 pkt 3;
wykonawcę, którego jednostką dominującą w rozumieniu art. 3 ust. 1 pkt 37 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2021 r. poz. 217, 2105 i 2106) jest podmiot wymieniony w wykazach określonych w rozporządzeniu 765/2006 i rozporządzeniu 269/2014 albo wpisany na listę lub będący taką jednostką dominującą od dnia 24 lutego 2022 r, o ile został wpisany na listę na podstawie decyzji w sprawie wpisu na listę rozstrzygającej o zastosowaniu środka, o którym mowa w art. 1 pkt 3.
Wykluczenie następuje na okres trwania okoliczności, o których mowa powyżej.
XIII. INFORMACJE DOTYCZĄCE UNIEWAŻNIENIA POSTĘPOWANIA
Zamawiający unieważni postępowanie w przypadku, gdy:
1) nie złożono żadnej oferty;
2) wszystkie złożone oferty podlegały odrzuceniu;
3) cena lub koszt najkorzystniejszej oferty lub oferta z najniższą ceną przewyższą kwotę, którą zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia, chyba, że zamawiający może zwiększyć tą kwotę do ceny lub kosztu najkorzystniejszej oferty;
4) wystąpiła istotna zmiana okoliczności powodująca, że prowadzenie postępowania lub wykonanie zamówienia nie leży w interesie publicznym, czego nie można było wcześniej przewidzieć;
5) postępowanie obarczone jest niemożliwą do usunięcia wadą uniemożliwiającą zawarcie niepodlegającej unieważnieniu umowy w sprawie zamówienia publicznego;
O unieważnieniu postępowania Zamawiający zawiadamia oferenta, który złożył najkorzystniejszą ofertę za pośrednictwem poczty elektronicznej.
XIV. INNE POSTANOWIENIA
Zamawiający poprawi w ofercie oczywiste omyłki pisarskie i rachunkowe, o czym zawiadomi Wykonawcę.
Zamawiający może zwrócić się do Wykonawcy o wyjaśnienie rażąco niskiej ceny oferty, zaś Wykonawca zobowiązany jest udzielić odpowiedzi w terminie wskazanym przez Zamawiającego, pod rygorem odrzucenia jego oferty. Zamawiający przez rażąco niską cenę, rozumie wartość całkowitą oferty niższą o 30% od średniej arytmetycznej ustalonej wartości zamówienia przez Zamawiającego przed wszczęciem postępowania.
Zamawiający może zwrócić się do Wykonawcy o wyjaśnienie treści złożonych dokumentów w wyznaczonym przez siebie terminie, brak odpowiedzi stanowić będzie podstawę odrzucenia oferty Wykonawcy.
Zamawiający będzie prowadził korespondencję z Wykonawcami za pośrednictwem poczty elektronicznej.
Zamawiający może żądać od Wykonawcy potwierdzenia w formie pisemnej składanej w toku postępowania korespondencji.
XV. INFORMACJE DOTYCZĄCE WYBORU NAJKORZYSTNIEJSZEJ OFERTY
1.
O wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający zawiadomi, za pomocą środków komunikacji elektronicznej (e-mail), Wykonawcę, którego oferta została wybrana.
Załącznik nr 1 do zapytania ofertowego
Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia
I. Informacje o projekcie pt: „Opracowanie rodziny modułowych chwytaków do zastosowań orbitalnych i planetarnych – ORBITA” realizowanego zgodnie z umową nr POIR.01.01.01-00-0464/20 w konkursie 3/1.1.1/2020 Szybka Ścieżka 3_2020 Narodowego Centrum Badań i Rozwoju.
1) Całkowita wartość projektu: 8 565 941,63 zł. w tym dofinansowanie 4 738 501,75 zł.
2) Okres realizacji projektu: 01.09.2020 r.- 31.12.2023 r.,
3) Okres, który ma być objęty audytem: 01.09.2020 r.- 31.08.2023 r.,
4) Projekt realizowany jest w ramach Umowy: POIR.01.01.01-00-0464/20
5) Termin realizacji umowy: do 31 października 2023 r.
6) Umowa zostanie zawarta z wykorzystaniem wzoru dołączonego do zapytania ofertowego.
II. Przedmiot zamówienia
1) Audyt zewnętrzny wydatkowania środków finansowych (dalej jako „audyt zewnętrzny”) zakończony przygotowaniem raportu
Audyt w projekcie powinien zostać przeprowadzony zgodnie z zasadami wskazanymi w umowie o realizacji i finansowaniu projektu POIR.01.01.01-00-0464/20 oraz załącznikami do umowy w korespondencji z art. 44 ustawy z dnia 30 kwietnia 2010 r. o Narodowym Centrum Badań i Rozwoju (Dz. U. z 2018 r. poza 1249, z poźn. zm.) oraz zgodnie z Wytycznymi dotyczącymi audytu zewnętrznego projektów dla podmiotów przeprowadzających audyt oraz sposobem i trybem przeprowadzania audytu zewnętrznego wydatkowania środków finansowych na projekty, który stanowi załącznik nr 2 do zapytania ofertowego.
2) Celem przeprowadzenia audytu zewnętrznego jest zweryfikowanie odpowiedniej/procentowej próby dokumentów księgowych, zweryfikowanie: wiarygodności danych liczbowych i opisowych zawartych w dokumentach związanych z realizowanym projektem, realizacji wydatków i uzyskania założonych efektów związanych z audytowanym projektem, zgodnie z wymaganiami zawartymi we wniosku, decyzji lub umowie, poprawności dokumentowania i ujęcia operacji gospodarczych w wyodrębnionej dla danego projektu ewidencji księgowej.
3) Audyt zewnętrzny projektu obejmuje sprawdzenie: osiągniecia celu projektu oraz zgodności realizacji projektu z umową, poprawności księgowania wydatków poniesionych w ramach realizowanego projektu, ich zasadności, sposobu udokumentowania i wyodrębnienia w ewidencji księgowej, płatności wydatków związanych z projektem, wiarygodności i terminowości sprawozdań z realizacji projektu, terminowości rozliczania otrzymanych środków finansowych na realizacji projektu, sposobu monitorowania realizacji celów projektu, sposobu przechowywania zabezpieczenia dokumentacji dotyczącej projektu, przestrzegania przepisów o rachunkowości, zamówieniach publicznych i finansach publicznych, w tym w zakresie przestrzegania dyscypliny finansów publicznych, funkcjonowania systemu kontroli wewnętrznej w odniesieniu do realizacji projektu.
4) Audyt winien być przeprowadzony w siedzibie PIAP Space w Warszawie, al. Jerozolimskie 202.
5) Na podstawie zebranych dowodów audytor sporządza pisemne sprawozdanie z audytu i przekazuje Zamawiającemu w terminie 7 dni od dnia zakończenia audytu. Audytor jest zobowiązany zachować poufność i nie naruszać tajemnic audytowanego podmiotu w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji. Szczegółowy zakres sprawozdania określają wytyczne, stanowiące załącznik do zapytania ofertowego.
6) Do sprawozdania audytor dołącza opinię, którego zakres określają załączone wytyczne.
7) Opinia oraz sprawozdanie Wykonawca sporządzi w 2 podpisanych jednobrzmiących egzemplarzach, a następnie przekaże je w wersji papierowej oraz drogą elektroniczną na adres office@piap-space.com
Dokumentacja audytu, łącznie ze sprawozdaniem zostanie przekazana Zamawiającemu na adres:
PIAP Space sp. z o.o.
Al. Jerozolimskie 202, 02-486 Warszawa
8) Wnioski i opinie zawarte w sprawozdaniu muszą wynikać z dokumentacji audytu.
9) Wytyczne dla podmiotów audytujących projekty badawczo-rozwojowe, stanowiące załącznik do zapytania ofertowego, szczegółowo regulują zakres i sposób przeprowadzenia audytu w ramach zewnętrznego wydatkowania środków finansowych na projekty.
III. Informacje dodatkowe
1) Kierownik audytowanego podmiotu, z zachowaniem przepisów o ochronie informacji niejawnych oraz tajemnic ustawowo chronionych, zapewni warunki niezbędne do sprawnego przeprowadzenia audytu, w szczególności udostępni obiekty, urządzenia i dokumentację oraz umożliwi bezzwłoczne udzielanie informacji i wyjaśnień przez pracowników audytowanego podmiotu.
2) Audytor ma prawo wglądu do ksiąg rachunkowych i dokumentów stanowiących podstawę dokonywanych w nich zapisów oraz związanych z przeprowadzanym audytem informacji i danych, w tym zawartych na informatycznych nośnikach danych, do sporządzania ich kopii oraz wykonywania z nich wyciągów, zestawień lub wydruków, z zachowaniem przepisów o ochronie informacji niejawnych oraz tajemnic ustawowo chronionych.
3) Pracownicy audytowanego podmiotu, na żądanie audytora, udzielają informacji i wyjaśnień oraz potwierdzają „za zgodność z oryginałem” kopie dokumentów i sporządzają z nich wyciągi, zestawienia oraz wydruki, w zakresie niezbędnym do realizacji celu audytu i zgodnie z przedstawioną przez audytora metodologią doboru próby dokumentów podlegających badaniu.
4) W przypadku gdy przeprowadzenie audytu wymaga specjalistycznej wiedzy, umiejętności lub kwalifikacji, audytor może powołać, na swój koszt, rzeczoznawcę.
5) Audytor jest obowiązany zachować poufność i nie naruszać tajemnic audytowanych podmiotów w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji.
6) Audytor jest obowiązany do udzielania wyjaśnień w zakresie objętym audytem Narodowemu Centrum Badań i Rozwoju oraz upoważnionym przez Narodowe Centrum Badań i Rozwoju osobom.
Załącznik nr 2 do zapytania ofertowego
Sposób i tryb przeprowadzenia audytu zewnętrznego wydatkowania środków finansowych
na projekty, w których całkowita wartość dofinansowania przekracza 3 000 000 zł.
Audyt przeprowadza audytor, którym może być:
1) osoba spełniająca warunki określone w art. 286 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych;
2) osoba prawna lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, zatrudniająca przy przeprowadzaniu audytu osoby, o których mowa w pkt. 1).
Audytorem nie może być:
1) podmiot zależny od audytowanego podmiotu
2) podmiot dokonujący badania sprawozdania finansowego audytowanego podmiotu w okresie 3 lat poprzedzających audyt
Audytowany podmiot dokonuje wyboru audytora, zgodnie z przepisami o zamówieniach publicznych/zasadą konkurencyjności.
Kierownik audytowanego podmiotu z zachowaniem przepisów o ochronie informacji niejawnych oraz tajemnic ustawowo chronionych, zapewnia warunki niezbędne do sprawnego przeprowadzenia audytu, w szczególności udostępnia obiekty, urządzenia i dokumentację oraz umożliwia bezzwłocznie udzielanie informacji i wyjaśnień przez pracowników audytowanego podmiotu.
Audytor ma prawo wglądu do ksiąg rachunkowych i dokumentów stanowiących podstawę dokonywanych w nich zapisów oraz związanych z przeprowadzanym audytem informacji danych, w tym zawartych na informatycznych nośnikach danych, do sporządzania ich kopii oraz wykonywania z nich wyciągów, zestawień lub wydruków, z zachowaniem przepisów o ochronie informacji niejawnych oraz tajemnic ustawowo chronionych.
Pracownicy audytowanego podmiotu na żądanie audytora, udzielają informacji i wyjaśnień oraz potwierdzają „za zgodność z oryginałem” kopie dokumentów i sporządzaj z nich wyciągi, zestawienia oraz wydruki, w zakresie niezbędnym do realizacji celu audytu i zgodnie z przedstawioną przez audytora metodologią doboru próby dokumentów podlegających badaniu.
Celem przeprowadzenia audytu projektu, jest wydanie przez audytora opinii na temat:
1) wiarygodność danych liczbowych i opisowych zawartych w dokumentach związanych z realizowanym projektem;
2) realizacji wydatków i uzyskania założonych efektów związanych z audytowanym projektem, zgodnie z wymaganiami zawartymi we wniosku, decyzji lub umowie;
3) poprawności dokumentowania i ujęcia operacji gospodarczych w wyodrębnionej dla danego projektu ewidencji księgowej;
Audyt projektu obejmuje sprawdzenie:
1) osiągniecia celu projektu oraz zgodności realizacji projektu z umową:
2)poprawności księgowania wydatków poniesionych w ramach realizowanego projektu, ich zasadności, sposobu udokumentowania i wyodrębnienia w ewidencji księgowej;
3) płatności wydatków związanych z projektem;
4) wiarygodność i terminowości sprawozdań z realizacji projektu;
5) terminowości rozliczania otrzymanych środków finansowych na realizacji projektu;
6) sposobu monitorowania realizacji celów projektu;
7) sposobu przechowywania zabezpieczania dokumentacji dotyczącej projektu;
8) przestrzegania przepisów o rachunkowości, zamówieniach publicznych i finansach publicznych, w tym w zakresie przestrzegania dyscypliny finansów publicznych;
9) funkcjonowania systemu kontroli wewnętrznej w odniesieniu do realizacji projektu;
10) realizacji wniosków i zaleceń z wcześniejszych kontroli i audytów;
Audyt projektu rozpoczyna się po zrealizowaniu co najmniej 50% planowanych wydatków związanych z realizacją Projektu, ale nie później niż przed zrealizowaniem 80% planowanych wydatków związanych z realizacją projektu. Kończy się, przed złożeniem końcowego sprawozdania z realizacji projektu.
W przypadku gdy przeprowadzenie audytu wymaga specjalistycznej wiedzy, umiejętności lub kwalifikacji, audytor może powołać, na swój koszt, rzeczoznawcę.
Na podstawie zebranych dowodów audytor sporządza pisemne sprawozdanie z audytu, zwane dalej „sprawozdaniem”.
Audytor jest obowiązany zachować poufność i nie naruszać tajemnic audytowanych podmiotów w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji.
Sprawozdanie zawiera:
1) datę sporządzenia;
2) nazwę i adres audytowanego podmiotu;
3) nazwę i numer projektu;
4) oświadczenie audytora o niezależności od audytowanego podmiotu;
5) imiona, nazwiska i określenie uprawnień audytorów;
6) cele audytu;
7) podmiotowy i przedmiotowy zakres audytu;
8) termin, w którym przeprowadzono audyt;
9) zwięzły opis działań audytowanego podmiotu w obszarze objętym audytem;
10) ocenę adekwatności i skuteczności systemu zarządzania i kontroli w obszarze działalności audytowanego podmiotu;
11) informację o metodzie doboru i wielkości próby do badania;
12) zaprezentowanie wyników badania, w których stwierdzono nieprawidłowości;
13) określenia nieprawidłowości w działalność audytowanego podmiotu oraz analizę ich przyczyn i skutków;
14) zalecenia w sprawie usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości w działalność audytowanego;
Do sprawozdania audytor dołącza opinię o której mowa w pkt 7.
Sprawozdanie przekazuje się audytowanemu podmiotowi w terminie 7 dni od dnia zakończenia audytu.
Sprawozdanie z audytu audytowany podmiot przechowuje przez okres co najmniej 5 lat i udostępnia na każde żądanie NCBR.
Audytowany podmiot przekazuje NCBR jeden egzemplarz sprawozdania oraz ewentualne stanowisko do ustaleń zawartych w sprawozdaniu, w terminie 7 dni od dnia otrzymania sprawozdania.
Audytor jest obowiązany do udzielania wyjaśnień w zakresie objętym audytem NCBR oraz upoważnionym przez NCBR osobom.
Załącznik nr 3 do zapytania ofertowego
Wzór umowy
Umowa nr ………………../2023
zawarta w dniu ………………….. w Warszawie pomiędzy:
1.
PIAP Space sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie, adres Al. Jerozolimskie 202, (02-486), Warszawa, wpisaną do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy Sąd Rejonowy dla m. st. Warszawy w Warszawie, XIV Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0000661833, NIP: 9562323049, REGON: 366496820, kapitał zakładowy 19 424 000 PLN, reprezentowaną przez: ……………………………………… zwaną dalej „Zamawiającym”,
a
2.
………………………………… z siedzibą w ……………., wpisaną do rejestru przedsiębiorców ……………….. dla ……………………….. pod nr KRS ………………, NIP: ……………………. REGON: …………………, („Wykonawca”), reprezentowanym samodzielnie/łącznie przez: ……………………..
Zwanymi dalej „Stronami”, o następującej treści:
Umowa zostaje zawarta z Wykonawcą, który przedstawił najkorzystniejszą ofertę.
§ 1
1.
Przedmiotem niniejszej umowy jest świadczenie usług w zakresie przeprowadzenia audytu zewnętrznego projektu pt.: „Opracowanie rodziny modułowych chwytaków do zastosowań orbitalnych i planetarnych – ORBITA” realizowanego dla Narodowego Centrum Badań i Rozwoju (NCBR) zgodnie z umową nr POIR.01.01.01-00-0464/20 w konkursie 3/1.1.1/2020 Szybka Ścieżka 3_2020 na rzecz Zamawiającego w latach 2020-2023.
2.
W szczególności Wykonawca zobowiązuje się do:
a) sprawdzenia zgodności wydatkowania środków otrzymanych w formie zaliczek od NCBR
b) wykonania wszystkich niezbędnych czynności audytowych zgodnie z wytycznymi NCBR w zakresie audytów projektów badawczo- rozwojowych oraz zapytaniem ofertowym Zamawiającego z dnia 06.09.2023r („Zapytanie Ofertowe”)
c) przygotowania raportu z przeprowadzonego audytu, zawierającego m.in. potwierdzenie wykonania czynności określonych w punkcie a i b powyżej („Raport”)
3.
Szczegółowy przedmiot zamówienia został opisany jest w załączniku 1 do Zapytania Ofertowego.
4.
Raport z przeprowadzenia audytu, o którym mowa w ust. 2 pkt c) ma zostać wykonany w formie pisemnej w dwóch egzemplarzach oraz w formie elektronicznej i przekazany Zamawiającemu (nośnik CD/DVD lub pendrive).
5.
Miejscem spełnienia świadczenia jest siedziba Zamawiającego.
§ 2
1.
Do obowiązków Zamawiającego należy:
a)
udostępnianie informacji, znajdujących się w jego posiadaniu lub których pozyskanie jest możliwe tylko przez niego, niezbędnych do realizacji przedmiotu umowy,
b)
udzielanie odpowiedzi na zapytania Wykonawcy w zakresie niezbędnym dla realizacji przedmiotu umowy,
c)
przygotowanie i dostarczenie Zamawiającemu materiałów i dokumentów niezbędnych dla realizacji przedmiotu Umowy,
2.
Do obowiązków Wykonawcy należy:
a)
terminowe i zgodne z prawem oraz ze sztuką wykonanie przedmiotu Umowy przy dołożeniu należytej staranności,
b)
informowanie Zamawiającego o wszelkich wydarzeniach mogących mieć wpływ na okoliczności związane z realizacją przedmiotu Umowy,
c)
informowanie Zamawiającego o postępach związanych z realizacją przedmiotu Umowy.
3.
Wykonawca zapewnia, iż:
a) posiada stosowne uprawnienia i umiejętności do przeprowadzenia audytu projektu badawczo – rozwojowego, finansowanego ze środków krajowych w ramach umowy z NCBR,
b) potwierdza możliwość przeprowadzenia audytu projektu w terminie i miejscu wskazanym (preferowany audyt w siedzibie spółki w Warszawie przy Al. Jerozolimskich 202).
c) przeprowadzi audyt projektu zgodnie z aktualnymi wytycznymi NCBR dla podmiotów przeprowadzających audyt projektu badawczo-rozwojowego,
d) przedmiot Umowy zostanie wykonany i wydany Zamawiającemu w stanie kompletnym z punktu widzenia celu, któremu ma służy.
§ 3
1.
Ustala się następujący termin na wykonania przedmiotu Umowy do dnia 31 października 2023 r. wskazując, iż stosowny wykaz dokumentów Wykonawca prześle w ciągu 3 dni roboczych od daty podpisania niniejszej Umowy.
2.
Przy odbiorze wykonanego Raportu zostanie sporządzony i podpisany przez obie Strony Umowy protokół odbioru przedmiotu Umowy.
§ 4
1.
W terminie 5 dni roboczych od dnia otrzymania Raportu, Zamawiający pisemnie potwierdzi Wykonawcy w formie protokołu odbioru przyjęcie Raportu jako zgodnego z Umową i przekazanymi wymaganiami merytorycznymi, albo Zamawiający zażąda dokonania określonych poprawek, modyfikacji i uzupełnień.
2.
W przypadku, gdy Zamawiający zgłosi konieczność dokonania zmian, modyfikacji lub uzupełnień do przedłożonego Raportu, Zamawiający udzieli Wykonawcy dodatkowego terminu na wprowadzenie zmian do Raportu (nie krótszego niż 3 dni robocze).
3.
W terminie 5 dni roboczych od dnia otrzymania przez Zamawiającego Raportu, po naniesieniu wnioskowanych przez Zamawiającego poprawek, modyfikacji lub uzupełnień, o których mowa w ust. 2, Zamawiający przyjmie Raport, w przypadku jego zgodności z przedmiotem Umowy, co zostanie potwierdzone stosownym protokołem odbioru Raportu.
§ 5
1.
Za należyte wykonanie całości przedmiotu Umowy określonego w § 1 Wykonawcy przysługuje wynagrodzenie w kwocie: ……………………….. zł (słownie: ………………………..) netto + VAT wg aktualnej stawki na dzień wystawienia faktury.
2.
Należna kwota, o której mowa w ust. 1, zostanie wypłacona przelewem na konto Wykonawcy nr …………………… w terminie do 14 dni od daty dostarczenia faktury VAT i podpisania protokołu odbioru przedmiotu Umowy.
3.
Zapłata wynagrodzenia następuje z chwilą obciążenia konta Zamawiającego.
4.
Wykonawca pod rygorem nieważności nie przeniesie wierzytelności stanowiącej wynagrodzenie z tytułu wykonania niniejszej umowy na jakąkolwiek osobę trzecią bez pisemnej zgody Zleceniodawcy.
5.
W przypadku opóźnienia w płatności wynagrodzenia przez Zamawiającego Wykonawcy przysługuje prawo naliczenia odsetek ustawowych.
§ 6
1.
Wykonawca w ramach ustalonego wynagrodzenia zobowiązuje się do przeniesienia na Zamawiającego autorskich praw majątkowych oraz zależne prawa autorskie do Raportu w zakresie korzystania i rozporządzania nimi we wszystkich krajach na następujących polach eksploatacji istniejących w chwili zawarcia umowy:
a)
utrwalenia każdą znaną w chwili zawarcia umowy techniką, w tym m.in. drukiem, na kliszy fotograficznej, na taśmie/płycie magnetycznej, optycznej, analogowo, cyfrowo (w jakimkolwiek systemie i na jakimkolwiek nośniku),
b)
zwielokrotniania każdą znaną w chwili zawarcia umowy techniką, w tym m. in. drukiem, na kliszy fotograficznej, na taśmie/płycie magnetycznej, optycznej, analogowo, cyfrowo (w jakimkolwiek systemie i na jakimkolwiek nośniku),
c)
wprowadzania do obrotu Raportu jak i jej egzemplarzy zwielokrotnionych za pomocą dowolnych technik, o których mowa w pkt b,
d)
wprowadzania do pamięci komputera oraz do sieci komputerowej lub multimedialnej,
e)
publicznego udostępniania Raportu w taki sposób, aby każdy mógł mieć do nich dostęp w miejscu i w czasie przez siebie wybranym (m. in. udostępniania w Internecie oraz rozpowszechniania w ramach dowolnych usług telekomunikacyjnych),
f)
użyczania lub najmu Raportu jak i ich egzemplarzy,
g)
nadawania analogowego lub cyfrowego (w jakimkolwiek systemie i technologii) przez stację naziemną lub za pośrednictwem satelity, remitowania,
2.
Przeniesienie praw o których mowa w ust. 1 nastąpi bez ograniczeń czasowych i na terytorialnych.
3.
Przejście praw, o których mowa w ust. 1, nastąpi z chwilą przekazania Zamawiającemu Raportu na podstawie protokołu odbioru.
4.
Z chwilą przyjęcia Raportu Zamawiający nabędzie własność wszystkich egzemplarzy, na których Raport utrwalono, a Wykonawca ma obowiązek przekazania mu wszelkich nośników, na których Raport utrwalono. Wykonawca ma prawo pozostawić u siebie utrwalenie Raportu dla celów własnej dokumentacji.
5.
Wykonawca upoważnienia Zamawiającego do wyłącznego wykonywania (oraz upoważniania osób trzecich do wykonywania) w imieniu Wykonawcy w stosunku do Raportu autorskich praw osobistych wskazanych w art. 16 ustawy z dnia 4 lutego 1994 roku o prawie autorskim i prawach pokrewnych. Wykonawca, zobowiązuje się również wobec Zamawiającego i osób trzecich, którym Zamawiający może przekazać Raport do niewykonywania osobistych praw autorskich do Raportu, a w szczególności nie wykonywać prawa do:
a)
oznaczenia utworu swoim nazwiskiem lub pseudonimem lub do decydowania o udostępnianiu utworu anonimowo;
b)
nienaruszalności treści i formy utworu oraz ich rzetelnego wykorzystania;
c)
decydowania o pierwszym udostępnieniu utworu
d)
nadzoru nad sposobem korzystania z utworu.
6.
Wynagrodzenie zapłacone Wykonawcy stosownie do postanowień Umowy w pełni pokrywa należne mu wynagrodzenie za rozporządzanie majątkowymi prawami autorskimi do Raportu na wszystkich polach eksploatacji, za wykonywanie praw zależnych, a także z tytułu udzielenia innych praw i upoważnień zawartych w niniejszej Umowie. Wykonawca potwierdza i uznaje, że za eksploatację praw do rezultatów
świadcz
onych przez Wykonawcę usług i stworzonych dokumentów w tym Raportu nie przysługuje mus żadne dalsze wynagrodzenie od Zamawiającego lub jego następców prawnych lub jakiekolwiek upoważnionych osób trzecich.
7.
W ramach zapłaconego wynagrodzenia Zamawiający nabywa prawo własności nośników, na których utrwalono Raport oraz inne rezultaty świadczonych przez Zleceniobiorcę usług.
§ 7
1.
Wykonawca odpowiada wobec Zamawiającego za wady fizyczne i prawne przedmiotu Umowy co dotyczy sytuacji między innymi gdy:
a)
występują wady zmniejszające wartość lub użyteczność przedmiotu Umowy, ze względu na cel jakiemu ma służyć, nie ma właściwości o których Wykonawca zapewniał, nie zawiera kompletnych informacji, zawiera informacje nieaktualne lub niezgodne z rzeczywistym stanem,
b)
narusza uzasadnione prawa osób trzecich, w tym prawa własności, prawa autorskie lub prawa pokrewne lub jest obciążony prawami osób trzecich.
2.
Jeżeli Raport będzie miały wady, Zamawiający na piśmie wskaże wady i wyznaczy Wykonawcy odpowiedni termin do ich usunięcia, nie krótszy niż 5 dni roboczych, a po bezskutecznym upływie terminu może od Umowy odstąpić ze skutkiem natychmiastowym, żądać odpowiedniego obniżenia wynagrodzenia lub naliczyć karę umowną chyba, że wady są wynikiem okoliczności, za które Wykonawca nie ponosi odpowiedzialności.
§ 8
Zamawiający na prawo odstąpić od Umowy w przypadku w przypadku niedotrzymania przez Wykonawcę terminu wykonania przedmiotu umowy, określonego w §3 ust.1, lub w przypadku niedotrzymania przez Wykonawcę terminu dostarczenia Raportu właściwych lub wolnych od wad, określonego w §7 ust 2. Zamawiający może odstąpić od Umowy w terminie 30 dni od powzięcia wiadomości o okolicznościach uzasadniający wykonanie prawa odstąpienia.
§ 9
1.
Wykonawca oświadcza, że dysponuje odpowiednią wiedzą i doświadczeniem co zapewnia prawidłowe i należyte wykonanie przedmiotu niniejszej umowy.
2.
Wykonawca może podzlecić prace związane z wykonaniem opracowania innej jednostce lub osobom, za których działanie lub zaniechanie ponosi odpowiedzialność jak za działania własne, po uzyskaniu uprzedniej, pisemnej zgody Zamawiającego.
§ 10
1.
Wykonawca zobowiązuje się do ochrony tajemnicy dotyczącej informacji uzyskanych od Zamawiającego. Niniejsze zobowiązanie obejmuje wszelkie dane, informacje i materiały, w których wszedł posiadanie w związku z zawarciem i wykonywaniem niniejszej umowy. Obowiązek zachowania tajemnicy jest bezterminowy.
2.
Wszelkie dokumenty i materiały uzyskane od Zamawiającego, o których mowa w ust.1 podlegają zwrotowi lub zniszczeniu po uprzedniej konsultacji ze Zleceniodawcą po zakończeniu umowy.
3.
Zobowiązanie określone w ust. 1 nie dotyczy informacji publicznie dostępnych lub ujawnionych przez Zamawiającego oraz przypadków zobowiązania Wykonawcy do ujawnienia tego rodzaju informacji przez kompetentny organ władzy publicznej.
§ 11
1.
Strony ustalają odpowiedzialność za niewykonanie lub nienależyte wykonanie Umowy w formie kar Strony ustalają odpowiedzialność za niewykonanie lub nienależyte wykonanie Umowy w formie kar umownychumownych.
2.
Wykonawca zobowiązany jest do zapłaty kar umownych w następujących przypadkach iWykonawca zobowiązany jest do zapłaty kar umownych w następujących przypadkach i wysokościach:wysokościach:
a)
w przypadku odstąpienia od Umowy przez Zamawiającego z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy – w wysokości 10% łącznego wynagrodzenia brutto, o którym mowa w § 5 ust. 1 Umowy.
b)
w przypadku niewykonania Zamówienia w terminie, o których mowa w § 3 ust. 1 Umowy – w wysokości 0,1% łącznego wynagrodzenia brutto, o którym mowa w § 5 ust. 1 Umowy, liczoną za każdy dzień opóźnienia.
3.
Zamawiający zastrzega sobie prawo do dochodzenia na zasadach ogólnych odszkodowania przewyższającego wysokość zastrzeżonych kar umownych.
4.
Roszczenia z tytułu kar umownych mogą być potrącane z wynagrodzenia należnego Wykonawcy lub pokrywane przez Wykonawcę na podstawie pisemnego wezwania do zapłaty, w zależności od wyboru Zamawiającego.
W przypadku naliczenia kar umownych Zamawiający wystawi notę obciążeniową, a Wykonawca na podstawie tej noty będzie zobligowany do zapłaty kar umownych w terminie wskazanych w treści noty obciążeniowej.
§ 12
1.
Osoby odpowiedzialne za realizację niniejszej umowy
a)
ze strony Zamawiającego jest: ………………………………, tel. …………………………;
b)
ze strony Wykonawcy jest: ………………………………….. tel. …………………..;
2.
Osoby wymienione w ust.1 są uprawnione do uzgadniania form i metod wykonywania przedmiotu umowy, udzielania niezbędnych wyjaśnień i informacji, podejmowania innych niezbędnych działań koniecznych do prawidłowego wykonywania przedmiotu Umowy.
§ 13
1.
Informacje dotyczące przetwarzania przez Zamawiającego danych osobowych zawartych w niniejszej Umowie stanowi załącznik nr 2 do Umowy.
2.
Wykonawca potwierdza, że zapoznał się z treścią klauzuli informacyjnej i wyraża zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych przez Zleceniodawcę jako administratora tych danych w celach określonych w klauzuli informacyjnej.
§ 14
1.
W przypadku zmiany adresu Strony określonego w komparycji umowy (na wstępie), jest ona zobowiązana do poinformowania o tym drugiej Strony na piśmie pod rygorem nieważności. W przypadku niepoinformowania o zmianie adresu, wszelką korespondencję wysłaną pod poprzedni adres uważa się za doręczoną.
2.
Wszelkie zmiany i uzupełnienia postanowień umowy wymagają dla swej ważności formy pisemnej
3.
W sprawach nie unormowanych niniejszą umową mają zastosowanie właściwe przepisy polskiego prawa.
4.
Spory powstałe w związku z wykonywaniem niniejszej umowy, będą rozstrzygane przez sąd właściwy dla siedziby Zleceniodawcy.
5.
Umowa została sporządzona w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla Zamawiającego i Wykonawcy.
ZAMAWIAJĄCY WYKONAWCA

Załącznik